第一节  总则

一、归档的文件材料必须年度立档，机构内部工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别归档。

二、档案承办部门或负责人员应保证记录的完整性，结案后及时上交。工作变更或因故离职时应将经办的材料向社工服务部交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二节  归档范围

本制度主要针对于本机构同工对服务对象的服务记录、督导记录以及工作总结等的管理。

第三节  归档要求

一、归档的文件材料，应按照保持真实的原则和归档要求特征，对文件内容进行归档。

二、在一个档案内要按问题或文件形成的时间，系统地安排。

三、应归档的文件、材料应由其负责同工收集全齐。

四、档案标题要简明准确，整理好的档案要确定档案的保管期限，原则上分为三年、两年、一年三种。

五、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

（一）编码（服务版块）–编码（服务性质）–次序–年月日–服务点-同工编号

例：JUS-C001-20110302-DC-0346

（司法服务2011年3月2日开案的第1个个案东城司法所编号为黄远清）

（二）编码（服务版块）：

残联      （REH – Rehabilitation）

教育局     （EDU – Education Bureau） 

妇联      （WMF – Women Federation）

团委   （CYL – Communist Youth League）

社区   （CMW – Community Work）

民政局      （CAB – Civil Affair Bureau）

新莞人     （MWD – Migrant Workers in Dongguan）

司法       （JUS – Justice）

企业       （CORP - Corporation）

项目       （PRO - Project）

社区综合服务中心  （CISC - Community Integrated Service Center）

（三）编码（服务性质）：

建档      （F -  File）

个案     （C – Casework）

小组     （G – Groupwork）

活动     （P – Program）

六、全部档案组成后，要对档案做统一安排并编写档号，然后逐一登记，填写档案目录。

第四节  归档方式

一、机构一线同工与服务对象进行交流服务，必须进行记录，并交机构归档。

二、一项服务已完成时（包括一个问题已解决，一件案件已处理等），由同工将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后交机构归档。

三、同工与督导的交流记录，应于交流结束后交机构归档。

四、每月定期归档专业服务档案，每年的十二月进行一次全面、彻底的归档，各位同工要把本年度应归档而未归档的全部文件移交档案室归档。

第五节  档案保密

一、出于对服务对象隐私保密的原则，与服务对象交谈的服务记录不得私自转借；未获得机构管理者或资源提供者明确同意下，不可向他人提供服务对象个人资料的档案。

二、不允许转抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

第六节  档案借阅

一、档案不许转借，只供借阅者本人查阅。

二、借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需要再借应办理续借手续。

三、借阅档案的同工必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则追究当事人责任。

四、借阅的档案交还时，必须当面交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

五、外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经社工服务部主任批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。

六、外单位摘抄卷内档案，应经主任同意，对摘抄的材料进行审查、盖章。

第七节  档案销毁

一、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

二、办理销毁手续，经领导批准，方可销毁。

三、销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字。

附录：档案管理表单

附录1  档案查询申请表

申请人：                                         填表日期：     年    月    日

附录2   档案转出记录表

申请人：                                       填表日期：     年    月    日

附录3   档案清单

                                               填表日期：     年     月     日

附录4  档案索引表

部门：

  附录5  作废档案销毁登记薄

审核：                   监督：                 执行：                          

附录6  档案调阅单

审核：                保管人：                  调阅人：

 东莞市蓝天关怀公益服务中心专业服务保密制度

第一节  总则

一、为了全面规范东莞市蓝天关怀公益服务中心（以下简称机构）的保密工作，结合机构实际情况，制定本保密制度。本制度适用于机构工作人员及机构同工。遵守机构的保密制度是机构工作人员及同工应尽的职责。

二、保密文件的内容指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载保密信息的纸介质、磁介质（计算机硬盘、移动软盘、U盘、软盘、磁带）、光盘等各类物品。保密文件的制作、传递、承办、使用、传阅、复制、保管、移交和销毁等各环节必须严格遵守相关程序及本保密制度。

三、本制度包括四项具体的保密制度，即东莞市蓝天关怀公益服务中心工作人员保密制度，东莞市蓝天关怀公益服务中心资料阅读和管理制度，注册档案电子系统保密制度和网络、短信平台、电子信息的保密制度以及密级的确定、保密措施、奖惩规定。

第二节  工作人员保密制度

一、机构工作人员是指在东莞市蓝天关怀公益服务中心中工作人员及机构同工。机构工作人员应严守秘密，不得以任何方式向机构内外无关人员散布、泄漏本制度确定的密级文件、档案等所指的文件材料。不得向其他机构同工窥探、过问非本人职责范围内之机构涉密信息。

二、严格遵守保密制度。保密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中有保密文件的必须设置密码，并将密码报告社工服务部。不准携带涉密文件到与工作无关的场所，不得在公共场所谈论保密事项和交接保密文件。

三、涉密文件实行专人专管、登记造册，并严格遵守保密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用保密文件、资料、档案须经总干事批准，并按规定办理借用登记手续。

四、保密文件、资料不准私自复印和外传。因工作需要复印时应按规定办理审批手续，复制件按照文件的保密规定管理。

五、参加会议人员不得随意传播会议内容，会议记录（或录音）要集中管理，未经总干事批准不得外借。

六、调职或离职时必须将自己经管的保密文件或其他资料交至社工服务部，切不可随意移交其他人员。

七、工作人员离开办公室时，必须将文件放入抽屉或文件柜中。

第三节  资料的阅读和管理制度

一、资料必须根据工作需要在机构范围内传阅。任何部门和个人不得擅自扩大传阅范围。

二、机构文件资料收入和发出必须登记在册，不允许任何人未经登记擅自带走文件资料。

三、文件的借阅使用必须办理登记、签收手续、并按期归还，管理人员应随时掌握保密资料的去向。

四、严格执行保密文件资料不得随意复印和摘抄有关条款规定。因工作需要复印的，要经社工服务部主任审批，并严格按照保密条款的规定使用和管理。

五、保密文件要定期进行清查、归档，不需要归档的要统一销毁。

六、做好保密文档的防失、防虫、防潮等防护工作。所有文件和档案应放在指定的文件柜保管。

第四节  注册档案电子系统保密制度

一、数据库的保密规定和用途，确定使用人的存取权限、存取方式和审批手续。

二、禁止泄露、外借和转移档案专业数据信息。

三、制定档案业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据。

四、档案信息管理人员每周制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据不得更改。

五、档案业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存。

六、备份的数据必须指定专人负责保管，由机构工作人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。

七、备份数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。

第五节  网络、短信平台、电子信息的保密制度

一、在蓝天网站和短信平台发送的任何信息的录入必须由机构工作人员负责，其他人不得擅自操作。

二、工作人员只能发送按规定程序批准发布的信息，不得擅自以其他名义发送未经规定程序批准发布的信息。

三、凡带有保密信息及保密内容的计算机、软盘等涉秘载体，必须有专用的保管地点、锁定密码、专人保管，各项管理要符合保密要求。

四、要建立健全严格规范的电子涉密文件资料、档案登记、保管、借阅、使用、复制、转送、移交、保存、销毁等制度。

五、对同工加强保密意识教育，并要落实岗位责任制。

第六节  东莞市蓝天关怀公益服务中心密级的确定

一、机构密级根据文件档案内容、保密时间、使用权限确定，分以下五类：

（一）在机构的发展过程中直接影响东莞市蓝天关怀公益服务中心发展和权益的重要决策文件资料为高级保密级；

（二）机构开发的课题、调研成果、财务资料以及重要的会议记录为中级保密级；

（三）机构工作人员的档案、合同协议以及各类宣传资料等为一般保密级；

（四）只能在机构内部传阅的资料为内部资料；

（五）属于机构保密的文件资料应当表明密级并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

二、机构各部门对其产生的文件资料，提出定级意见，由总干事签发，确立后在文件右上角注明。

第七节  保密措施

一、属于机构保密的文件、资料和其他物品的登记、管理、收发、传递、使用、复制、保存和销毁由行政部派专人执行，采用电脑技术存取、设计、处理、传递的保密资料由电脑维护人员负责保密。

二、对于密级文件、资料等必须采取以下保密措施：

    （一）非经社会服务部主任批准，不得复制和摘抄；

    （二）收发、传递或外出携带，需办理借用登记手续，由机构工作人员负责，并采取安全措施；

    （三）在设备完善的保险装置中保存。

三、属于机构开发的课题、调研成果及制定的相关政策、制度和办法的使用、修改等由机构工作人员，由机构工作人员对上述文件的保密工作负责。

四、在对外交流与合作中需要提供机构保密资料等，应当经总干事批准。

第八节  奖 惩

一、机构工作人员在工作中严格遵守本保密制度并作出突出成绩的，记入季度和年度同工绩效考核给予奖励。

二、违反保密规定、以致发生泄密事件的，所在部门应当迅速查明被泄露的秘密的内容和密级，造成或可能造成危害的范围及严重程度，并积极采取补救措施。进一步明确责任主体及事件具体情节，视情节轻重、损失大小予以惩戒，并赔偿协会因此所造成经济损失，情节严重的应当解除劳动合同；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。